Een soepele schooljaarwissel
Een nieuw schooljaar kan een hoop vragen en uitdagingen met zich meebrengen. Daarom hebben we een aantal antwoorden voor je verzameld over hoe je dit allemaal slim, makkelijk en simpel kunt regelen in jouw Hoy schoolomgeving.
Ouders en leerlingen uitnodigen voor de Hoy app
Wil je de ouders van de nieuwe brugklassers nu al uitnodigen voor de app en daar een praatje mee maken? Dat kan zeker! Hetzelfde geldt voor de nieuwe leerlingen. Let wel op dat een geldig e-mailadres in de schooladministratie staat geregistreerd. Het is een leuke manier om alvast contact te leggen voor het nieuwe schooljaar.
Hoe werkt het selecteren van ouders en leerlingen van volgend schooljaar:
Jullie zien alle (uit te nodigen) ouders en leerlingen van volgend schooljaar via Gebruikers door de schooljaarfilter aan te passen van het huidige naar het nieuwe schooljaar
Zowel (uitgenodigde) nieuwe ouders en leerlingen als ouders en leerlingen die al bij jullie op school zitten, zijn in de ,indeling van het nieuwe schooljaar te selecteren bij de ontvangerselectie (voor berichten en formulieren)
De groepen van volgend schooljaar zijn ook te selecteren bij het aanmaken en wijzigen van doelgroepen en het koppelen van groepen aan medewerkers. Deze groepen zijn hier duidelijk te onderscheiden doordat ze een labeltje bijvoorbeeld '2024-2025' achter de naam hebben
Tenslotte is ,te wijzigen ,op welke dag de nieuwe schooljaarindeling de oude moet vervangen. Standaard is dit 1 augustus. Op die dag worden ook alle mentorgroepen en lesgroepen aangemaakt en gekoppeld, en zien alle ouders/leerlingen hun klassen. Je kan deze aanpassing doen via Instellingen >, Administratie
De voorwaarden om nieuwe ouders en leerlingen in de app te zien en uit te kunnen nodigen zijn:
De leerlingen moeten zijn ingevoerd in het volgende schooljaar in Magister of Somtoday
Een ouderaccount in Magister of Somtoday is aangemaakt
Alleen in Magister: De leerlingen zijn ingedeeld in een klas
Datum schooljaarwissel plannen
Het plannen van de jaarovergang op een andere datum dan 1 augustus? Daarover kun je zelf beslissen. Sommige scholen doen dit later om te voorkomen dat ouders en leerlingen al weten wat de nieuwe klas is en wie hun nieuwe mentor gaat worden. Je kunt dit instellingen via Instellingen >, Administratie >, Schooljaarwissel. Maar als dat voor jullie school geen probleem is, hou het dan gewoon op 1 augustus.
Automatisch pauzeren LAS koppeling
Op 31 juli wordt de synchronisatie met Somtoday of Magister automatisch onderbroken. Hiermee voorkomen we dat de Hoy accounts van ouders en leerlingen op 1 augustus worden gearchiveerd in het geval dat het nieuwe schooljaar nog niet volledig is verwerkt in het LAS.
Zodra alle leerlingen in de LAS een plaatsing hebben in het nieuwe schooljaar, kan een van de schoolbeheerders de synchronisatie weer hervatten in de instellingen in de Hoy beheerdersomgeving.
Als de administratie wel al compleet is voor of op 1 augustus, dan kan de synchronisatie op die dag ook direct worden hervat!
Contact tussen nieuwe leerlingen/ouder en mentor
Het is veel voorkomend dat na een kennismakingsavond tussen nieuwe leerlingen of ouders, de nieuwe mentor alvast contact wilt maken. Standaard staat nu ingesteld dat na de schooljaarwissel er contact gelegd kan worden. Wat wij wel kunnen doen, zijn de instellingen voor jullie school aanpassen, zodat er wederzijds gecommuniceerd kan worden voor de schooljaarwissel.
Alvast de verbinding aangaan met de ouders van nieuwe brugklassers hangt niet af van de datum van de jaarovergang. Zodra de ouders zijn uitgenodigd voor de app, kun je jezelf en collega’s koppelen aan de nieuwe klassen. Zo kan de communicatie soepel en op tijd beginnen, en dat draagt bij aan een vliegende start van het nieuwe schooljaar!
Als je nog meer vragen hebt, weet je ons te vinden. De supportafdeling staat klaar om je te helpen. Succes met het nieuwe schooljaar!