Checklist missende gebruikers (Magister)

Het kan voorkomen dat je iemand in Hoy mist, een ouder, leerling of medewerker die wel in Magister staat. Of juist andersom, dat er medewerkers in Hoy staan die niet meer bij de school werken. Wat nu?

In bijna alle gevallen is dit op te lossen door enkele gegevens in Magister aan te passen ✅. (Elke nacht worden deze gegevens gesynchroniseerd.) Loop daarvoor de onderstaande vragen langs.

• Staat de leerling/ouder op actief?
  De leerling/ouder moet geregistreerd staan in Magister als actief. Anders wordt de gebruiker niet (meer) ingeladen.

• Heeft de leerling/ouder wel een e-mailadres?
  Zonder e-mailadres kan de leerling/ouder niet worden uitgenodigd.

• Heeft de leerling in de administratie wel een ouder/verzorger?
  Op dit moment worden leerlingen alleen ingeladen als er ook een ouder/verzorger bekend is.

• Heeft de leerling/ouder een juiste locatie?
  In Magister omgevingen met meerdere locaties worden andere locaties die Hoy niet gebruiken geblokkeerd. Ook als er geen locatie is opgegeven, zal de leerling/ouder niet worden ingeladen.

• Staat de leerling/ouder juist ingevoerd in het (nieuwe) schooljaar?
  Ook leerlingen en ouders van het volgende schooljaar kunnen alvast voor Hoy worden uitgenodigd. Daarvoor is het nodig dat zij op definitief staan: ze moeten in een aanmeldgroep zitten en aan een klas zijn toegewezen.

• Heeft de ouder het 'Post' vinkje aan?
  Het is vereist om het 'Post' vinkje aan te hebben, om als ouder te worden meegenomen in de synchronisatie. Zo kunnen jullie makkelijker organiseren met wie er wel en niet mag worden gecommuniceerd.

Staat de leerling/ouder wel in Hoy, maar mist het e-mailadres waardoor hij/zij niet is uit te nodigen? Of staat de naam er niet of verkeerd in?

Dit komt helaas door een bug in Magister met sommige velden, waaronder automatisch gegenereerde e-mailadressen, waardoor dit veld als 'leeg' aan Hoy wordt doorgegeven.

Wat je dan kan doen is naar het gebruikersprofiel in Magister gaan, het e-mailadres of de naam weghalen, de gebruiker opslaan, het e-mailadres of de naam toevoegen en opnieuw opslaan. Vanaf nu wordt het goed doorgegeven aan Hoy.

• Staat de medewerker geregistreerd als 'in dienst'?
  De medewerker moet een 'in dienst datum' in het verleden hebben en geen 'uit dienst datum'.

• Heeft de medewerker wel een e-mailadres?
  Zonder e-mailadres kan de medewerker niet worden uitgenodigd.

• Heeft de medewerker een juiste locatie?
  In Magister omgevingen met meerdere locaties worden andere locaties die Hoy niet gebruiken geblokkeerd. Ook als er geen locatie is opgegeven, zal de medewerker niet worden ingeladen. Een medewerker mag wel meerdere locaties hebben; zolang één van de locaties maar Hoy gebruikt, wordt hij/zij ingeladen.