Wat te doen bij dubbele ouders met hetzelfde e-mailadres?

• Soms wordt dezelfde ouder dubbel ingeladen, met hetzelfde e-mailadres

• Oorzaak ligt vaak in adresverschillen of onjuiste koppeling in Somtoday/Magister

• Gevolg: ouder ziet niet al zijn/haar kinderen in de app

In sommige gevallen zie je in Hoy twee keer dezelfde ouder terug. Ze hebben hetzelfde e-mailadres en dezelfde naam, maar worden tóch als twee aparte gebruikers getoond. Dit gebeurt vooral wanneer een ouder meerdere kinderen op school heeft, maar het LAS (zoals Somtoday of Magister) deze ouder als twee aparte accounts behandelt.

Soms is een ouder bij twee leerlingen gekoppeld, maar met een ander adres. Omdat het LAS ouders matcht op basis van het woonadres van de leerling (postcode), worden ze als aparte personen beschouwd. Ook bij gescheiden ouders komt dit voor.

Oplossing:

• Zoek in het LAS op het adres van de ouder om te checken of er al een ouderkaart bestaat

• Verwijder de dubbele ouder met het verkeerde woonadres

• Koppel de juiste ouder aan beide leerlingen

Soms ontstaat een dubbel account bij de overgang van een kind van basisschool naar jullie school:

Voorbeeld:
De moeder van een leerling zit al in klas 3. Nu komt haar zoon in klas 1. Bij de gegevensoverdracht vanuit de basisschool wordt de ouder opnieuw aangemaakt, zónder juiste koppeling met het bestaande ouderaccount. In het LAS staan er dan twee afzonderlijke ouderkaarten met hetzelfde e-mailadres.

Oplossing:
Zorg bij het inladen van nieuwe leerlingen dat je controleert op broertjes/zusjes. Kijk op adresniveau of er al een ouder is gekoppeld. Zo voorkom je duplicaten.

Hoy kan per e-mailadres maar één koppeling maken. Als dezelfde ouder twee keer voorkomt, kan de app maar met één account iets doen. Het gevolg: de ouder ziet maar één kind in de app en mist communicatie van het andere kind.

De enige manier om dit te voorkomen is de juiste ouderkoppeling in het LAS (Somtoday of Magister). Hoy neemt enkel de gegevens over (we kunnen ze niet zelf corrigeren).