Afspraakplanner uitsturen

Naast dat je formulieren van de school kan ontvangen, kan je als docent in de app ook formulieren uitsturen naar ouders en leerlingen. Dat kunnen vragenlijsten of afspraakplanners zijn.

Alle formulieren (ontvangen en verstuurd) zijn in de app allemaal terug te vinden onder het tweede tabje 'Formulieren'.

In deze tutorial leer je hoe je een afsprakenplanner uitstuurt .

Stappen

1. Tik in de app op het tweede tabje: Formulieren
2. Tik rechtsboven op het icoontje om een nieuw bericht aan te maken
3. Kies het onderwerp en de verloopdatum
   Nu word je gevraagd om het onderwerp van het formulier en de verloopdatum in te vullen. De verloopdatum kan je gebruiken om ouders en leerlingen aan te moedigen het formulier op tijd in te vullen. Na deze datum wordt het formulier automatisch afgesloten en kan deze niet meer worden heropend. Pas hier dus mee op! Je kan dit veld ook leeg laten, zodat het formulier kan worden ingevuld totdat je het handmatig afsluit.
4. Je kunt nu kiezen tussen de type formulieren Vragenlijst en Afspraakplanner
   In deze tutorial gaan we uit van de Afsprakenplanner. Selecteer deze optie en tik op Volgende onderaan.
5. Kies de ontvanger(s) van het formulier en tik op de 'Volgende' knop
   Je kan hierbij bovenaan wisselen tussen de tabjes Ouders en Leerlingen. Binnen die categorie kan je de groepen in zijn geheel selecteren of doorklikken en specifieke ontvangers selecteren. Als het Ouders of Leerlingen tabje niet zichtbaar is, betekent dit dat je niet bent gekoppeld of dat de ouders of leerlingen (nog) niet zijn uitgenodigd. (Naar collega's kan je geen formulieren sturen.)
6. Voeg een inleiding en eventueel een Ruimte toe
   Je wordt nu gevraagd een inleiding voor het formulier toe te voegen. Rechtsboven kan je ook op het '...' icoontje tikken om een begeleidende bijlage toe te voegen. Ook kan je optioneel een Ruimte invullen, waar de afspraak plaats zal vinden.
7. Voeg data en tijdvakken toe
   Je kan nu een nieuwe datum toevoegen, waarbij je wordt gevraagd de datum, een begintijd en eindtijd te kiezen. Vervolgens worden er automatisch tijdvakken gecreëerd, waarbij je kan kiezen hoe lang de tijdvakken moeten zijn (standaard 20 minuten).  Je ziet de tijdvakken verschijnen en kan alvast pauzes inlassen door op het rode Xje te tikken. Ga terug als je klaar bent. Optioneel kan je meerdere dagen toevoegen.
8. Verzend het formulier door op de knop 'Verzenden' onderaan te tikken
   Indien geselecteerde ouders en/of leerlingen de app niet of al een tijdje niet gebruiken, ontvangen ze hier automatisch e-mails van. Via de e-mail is het formulier gewoon in te vullen.
9. Bekijk de resultaten
   Nu is het formulier terug te vinden onder het tabje Formulieren als 'Verstuurd'. Je kan hier de (voorlopige) resultaten bekijken. Je kan ook een herinnering sturen naar alle ontvangers die het formulier nog niet hebben ingevuld, of de resultaten exporteren naar Excel of PDF.
10. Pas het schema aan
    Je kan het schema ook aanpassen als je op de dag tikt. Je kan handmatig ontvangers inplannen (van de lijst met ontvangers die je hebt geselecteerd), extra tijdvakken toevoegen en pauzes inlassen. Het is ook mogelijk een ouder los in te plannen van de 'andere' ouder die hem eerder heeft ingevuld, als je hier een verzoek van de desbetreffende ouder voor ontvangt. Als je ouders of leerlingen inplant of verwijdert van een tijdvak, ontvangen ze hier automatisch een bericht van.
11. Sluit het formulier af
    Wanneer je genoeg reacties hebt binnengekregen, kan je via het '...' icoontje rechtsboven het formulier afsluiten. De ontvangers die het formulier nog niet hebben ingevuld, kunnen dat vanaf nu ook niet meer doen. Bij jou wordt het formulier verplaatst naar Voltooide formulieren en is deze hier vanaf nu terug te vinden.

N.B. Ouders ontvangen éénmaal een formulier voor elk kind. Mochten er twee ouders in het systeem staan, dan ontvang je alleen een reactie van degene die dit formulier als eerste heeft ingevuld.