Hoe zit het met mijn privacy en welke persoonsgegevens worden er gedeeld voor Hoy?

Om Hoy in te zetten voor de schoolcommunicatie, moeten wij (Infowijs) gegevens van twee bronnen verwerken: de schooladministratie en het app-gebruik. Een deel hiervan kunnen persoonsgegevens betreffen, waarbij wij nooit meer ophalen dan nodig is. (Lees ook onze visie op privacy.)

Hieronder lees je welke gegevens we verwerken, hoe en waarom we dat doen en wat de afspraken hierover zijn.

Gegevens van de schooladministratie

De school deelt persoonsgegevens van leerlingen en hun ouders met Infowijs voor het gebruik van Hoy. Voor docenten geldt hetzelfde, behalve dat hun persoonsgegevens door de werkgever worden ingezet op professioneel vlak. 

De benodigde persoonsgegevens worden vanuit de schooladministratie (Magister of Somtoday) op eenzelfde manier gedeeld met Infowijs als met andere software die de school inzet, zoals een facturatieprogramma, een elektronische leeromgeving of het HR systeem. Dat de school deze persoonsgegevens deelt, is een onderlinge afspraak tussen de school en de ouders, leerlingen en medewerkers.

De gegevens die worden gedeeld voor Hoy, betreffen de volgende:

• Voornaam, voorletters en achternaam
• Leerlingnummer en/of identificatienummer in het administratiesysteem
• E-mailadres
• Telefoonnummer (alleen ouders en leerlingen)
• Geboortedatum (alleen leerlingen)
• Functie en geslacht (alleen docenten)

Deze persoonsgegevens worden verder aangevuld door gegevens uit de administratie over de klas en jaarlaag waar de leerling in zit, welke ouder bij welke leerling hoort, welke mentor bij welke klas hoort etc.

Afspraken
De school heeft met Infowijs een verwerkersovereenkomst getekend om te zorgen voor een adequate en veilige verwerking (en tijdige verwijdering) van deze persoonsgegevens. Deze verwerkersovereenkomst en de daarin benoemde afspraken voldoen aan de Europese privacywetgeving (AVG) en is goedgekeurd door het Privacyconvenant. Ook regelt deze overeenkomst dat de persoonsgegevens niet mogen worden gedeeld met derde partijen, behalve als de school dit nadrukkelijk verzoekt, of voor commercieel gewin mogen worden ingezet.

Gegevens van het app-gebruik

Daarnaast slaan we nog enkele andere gegevens op van de ouder, leerling of docent, zodra deze de app in gebruik heeft genomen. Dit betreft alleen gegevens die we nodig hebben om de app goed te laten functioneren (bijvoorbeeld tekstberichten of verstuurde afbeeldingen), een veilige inlegsessie te kunnen garanderen (bijvoorbeeld het IP-adres) en problemen op te lossen.

Afspraken
Welke gegevens er precies worden gedeeld en hoe we hiermee omgaan, staat in de privacy informatie van de app, die gebruikers samen met de voorwaarden van de app accepteren bij het eerste gebruik. Wellicht ten overvloede, maar ook deze gegevens delen wij niet met derden en worden nimmer ingezet voor commercieel gebruik.